1. Área de Organização, Sistemas e Métodos Até o advento de P.D., aceitava-se que o analista de O&M era uma função especializada estabelecida nas organizações para: aconselhamento na introdução de novos métodos de aministração e de trabalho, e novas estruturas organizacionais que reduzissem os cursos existentes sem impor esforços desnecessários ou causar danos reais à estrutura social da empresa.
Após o advento de P.D., a atuação de profissionais de O&M sofreu um profundo impacto - surgimento do analista de sistemas (ligado à área de P.D.), que possuindo em sua definição de função a tarefa de introduzit novos métodos de trabalho, sempre via computador, começa a avança sobre a função do analista de O&M.
Por um lado o analista de O&M não fazia a mínima idéia do que o computador poderia fazer pela empresa; por outro lado, o analista de sistemas não falava a linguagem do usuário em cada área da organização.
Final dos anos 80 - profissionais estão reconciliados, integrados e adaptados, podendo-se falar em Organização, Sistemas e Métodos como uma só função. 2. Objetivos da Área de OSM OSM é a função de planejamento e organização que se desenvolve na construção da estrutura de recursos e de operações de uma empresa, bem como na determinação/definição dos procedimentos, rotinas ou métodos.
Objetivo Básico: eliminação do inútil e supérfluo. racionalização: uso do raciocínio anaítico e lógico sem intervenção dos impactos emocionis, para estruturar os elementos, de tal forma que se obtenha a minimização dos esforços e a maximização dos resultados.
3. Atividades Básicas da Área de OSM A variedade de trabalhos desenvolvidos pela área de OSM depende:
a) porte da empresa
b) complexidade do fluxo decisório
c) processo produtivo utilizado
d) produto final que é comercializado
e) tamanho do mercado que é atingido
Os trabalhos são desenvolvidos em: 3.1 Estrutura Organizacional/Desenvolvimento Organizacional a) projetar a criação, união ou eliminação de unidades e acompanhar a execução
b) definir/descrever o objetivo/funções de cada uma das unidades empresariais
c) divulgar os trabalhos desenvolvidos por OSM
d) acompanhar a implantação dos trabalhos desenvolvidos pela OSM
e) elaborar, emitir e divulgar notas, regulamentos e manuais necessários
f) evidenciar necessidade e formas de treinamento de pessoal visando o desenvolvimento
3.2 Racionalização do trabalho definir:
- movimentação de documentos
- fluxo de decisões dos sistemas
- formulários e demais instrumentos que acompanham e complementam as soluções operacionais, administrativas/funcionais adotadas pesquisar:
- novas tecnologias que possam ser utilizadas pela empresa em suas áreas
- desenvolvimento interno de novas opções tecnológicas
modificar: - métodos de trabalho através da análise e criação de formas alternativas elaborar: -e acompnhar os estudos dos sistemas e rotinas administrativas 3.3 Controle de Sistemas - análise da viabilidade econômica no desenvolvimento de sistemas
- elaboração de cronograma físico/financeiro/pessoal para desenvolvimento
- avaliação de equipamento/ferramentas à disposição
3.4 Sistemas de Informação definição e estruturação: - dos dados a nível operacional das informações transacionais - das atividades dos sistemas de informação para integração e planejamento das informações gerencias - das informações visando r flexibilidade, adaptabilidade e respostas rápidas à tomada e ao apoio à decisão 3.5 Consultoria Externa a) controlar serviços prestados por terceiros à área OSM b) acompanhamento/participação nos contratos com consultores (ou analistas) externos 4. Estruturas Básicas da Área OSM onde localizar? qual organização? Onde localizar a área de OSM? Não existe uma receita única - depende muito das relações organizacionais. Relações organizacionais classificadas em 3 categorias: a) Linha: diz que B é subordinado de linha de A quando sua principal função é executar ordens de A ou, então, retransmiti-las aos seus subordinados C. Assim, a área de OSM constituiria um departamento ou divisão ou diretoria como as demais, todos subordinados a um único diretor ou superintendente ou presidente, como mostra a Figura seguinte.
Vantagem - possui o mesmo poder de negociação das demais diretorias Desvantagem - tendência a priorizar os "melhores"sistemas b) Assessoria: função de aconselhamento. Não possui autoridade sobre a linha. Não pode decidir o que será efetuado e como. Aconselha na tomada de tais medidas e apenas dentro de sua área de responsabilidade. Ideal subordinação à presidência. Vantagens: não possui responsabilidades sobre decisões tomadas e tampouco sobre a priorização dos trabalhos desenvolvidos Desvantagens: aumento, nas áreas, da resistência a mudanças c) Funcional: quando o assessor possui autoridade para dar ordens à linha. Essa autoridade se restringe unicamente à sua área de atuação e especialização Diretor Produção Presidente Diretor Vendas Diretor Adm/Fin Diretor OSM… … Diretoria 1 Presidente Diretoria 2 Diretoria 3 Diretoria N … Assessoria OSM Outras organizações optam por colocar a área de OSM como subordinada ou integrante de outra área. Os casos mais usuais são: (opção centralizadora - uma área apenas fica responsável pelas atividades de OSM) Diretoria de Apoio - em algumas empresas, todas as áreas que prestam serviços à organização estão reunidas em uma única diretoria Diretoria de Planejamento - entendendo planejamento como o conjunto de atividades que orienta a empresa na consecução de seus objetivos, não apenas dizendo o que executar, mas também como utilizar os recursos disponíveis
Diretoria Principal Usuária - ao se executar a análise organizacional pode-se concluir que uma determinada diretoria irá utilizar primordialmente os trabalhos de OSM. Sua alocação, neste caso, pode ser fundamental para o objetivo empresarial.
opção descentralizadora - quando é necessário obter decisões rápidas e mais próximas dos fatos, maior flexibilidade, iniciativa e melhor desenvolviemnto das tarefas e pessoas. Dificuldade: unificação das mesmas ações e critérios
Analista Interno versus Externo a)usar a estrutura interna - conhecimento da cultura interna e menor tempo consumido para diagnósticos. Entretanto, pode ser influenciada nas decisões pela estrutura de poder, difícil alocação de custos e propensão ao vício nas visões de diagnosticos
b) contratar serviços - visãoimparcial dos problemas, ausência de favoritismo nas soluções e fácil caracterização dos custos. Entretanto consome mais tempo no diagnóstico, desconhece a cultura interna e existe o perigo de criar dependência.
Qual a Estrutura Interna da Área de OSM? fatores que influenciam a definição: a) tamanho da empresa
b) amplitude e abrangência dos trabalhos
c) tamanho da área em função da quantidade de pessoal alocado
possíveis organizações:
- analistas inficiduais (área pequena de OSM)
- equipes de trabalho
- força-tarefa :são definidos os vários projetos e para cada um deles é nomeado um lider, que será o responsável pelo cumprimento do prazo, custo, quantidades, orientação técnca e direção dos trabalhos
-função: obedece ao critério da função exercida pelos integrantes da área; tem vantagem de liberar o encarregado da área para as atividades de relacionamento com as demais áreas.
- matricial (ver figura a seguir) - complexa e adotada por grandes empresas Fases de uma área de OSM fase pioneira (ou inicial): geralmente constituída por um único profissional fase de desenvolvimento (ou expansão): estrutura cresce, expande suas ações, intensifica seus trabalhos, aumenta o número de participantes fase do controle: estabelecimento de normas de coordenação e rotinas dos processos de trabalho. Preocupação com a documentação dos sistemas e são criados os controles para os sistemas. fase da burocracia: fase do controle levado ao extremo fase de maturidade: área readquire sua característica de flexibilidade e inovação sem com isso abandonar o controle necessário Profissionais da Área de OSM De acordo com a formação acadêmica e experiência profissional, geralmente são classificados em júnior, pleno e senior.
Via de regra existem duas categorizações:
1) profissionais que coordenam trabalhos desenvolvidos por outros que só executam
2) profissionais que podem prescindir dos conhecimentos computacionais e outros não Diretoria OSM especialista tipo A especialista tipo B especialista tipo C especialista tipo D … gerente projetoA gerente projetoB gerente projetoC
5. Perfil do Profissional da Área de OSM objetivo: conseguir eficiência/eficácia da estrutura administrativa, através da aplicação de certas técnicas científicas de redução de tempo, esforços e custos que propiciam a maximização de resultados em todos os âmbitos.
A. Conhecimentos Técnicos • planejamento estratégico • controle empresarial • formas de hierarquização e organinzação • definição de níveis decisórios • divisão e distribuição de trabalho • métodos e processos produtivos • sistemas de apoio à decisão e informações gerenciais • estudos:
de tempos e movimentos
de arranjo físico e layout
• elaboração:
análise de fluxos, rotinas e procedimentos
relatórios, gráficos, diagrams e manuais
• emissão, simplificação e controle de formulários, relatórios e documentos • estudo formas alternativas de mecanização e automação Obs:- conhecimento técnico refere-se apenas àquele inerente à profissão de analista de OSM e não à experiência anterior do profissional em determinadas áreas (contabilidade, por exemplo).
Analistas sem experiência anterior vantagens: não apresenta vícios, tendências, manias; efetua análises mais detalhadas; opiniões não tendenciosas desvantagens: maior tempo de aprendizado, desconhece a cultura da empresa e não tem conhecimento empírico que possa subsidiar possíveis soluções. Analistas com experiência anterior vantagens: leva menos tempo para perceber o problema existente; já vivenciou o ambiente organizacional; já acumulou uma base de conhecimento empírico que o/a ajudará na busca da solução de novos problemas
desvantagens: apresenta vícios, tendências; mais resistente à novas tecnologias/ferramentas; tendencioso/a. B. Características Pessoais Característica pessoal mais importante: criatividade (no contexto da solução de problemas). - pensamento dirigido - trabalha com conceitos simples, complexos, conjuntivos, disjuntivos e relacionais
(Fonte:http://artbrasukas.org)
